Laisser un poste à une autre personne nécessite une passation de service. Que ce soit temporaire ou définitif, l’ancien occupant du poste doit passer service au nouveau. Quelles sont les étapes d’une passation de service? L’article suivant nous donne des détails sur comment se déroule une passation de service.
Qu’est-ce qu’une passation de service?
Une passation de service est un processus qui consiste à léguer un poste occupé à un nouvel occupant. Il est nécessaire, car il permet de donner main à la nouvelle personne afin qu’il puisse bien gérer le poste. Cette passation va permettre à votre successeur de bien gérer votre mission après votre départ.
Une passation de service peut être temporaire. Par exemple, lorsque vous partez en congé, vous devez passer service à celui qui doit assurer votre intérim. La passation peut aussi se faire de manière définitive. Vous avez été peut-être licencié ou vous avez trouvé un nouvel emploi. Pour faire une passation, vous devez donner tous les documents administratifs du poste à votre successeur.
Comment préparer votre passation ?
Que vous soyez licencié ou non, vous devez bien préparer la passation de service. Lorsque vous obtenez un nouvel emploi, vous devez commencer par préparer tous les documents à remettre au nouveau avant d’annoncer votre départ. La structure pour laquelle vous travaillez peut vous demander un délai de préavis. Ce délai vous permettra de finaliser toute la passation de service.
Cependant, lorsqu’il s’agit d’un licenciement, l’entreprise doit vous donner un délai nécessaire afin de bien préparer votre départ. Vous devez bien vous organiser afin de ne pas laisser une mauvaise image de vous à votre départ. C’est aussi valable dans les cas d’une promotion et d’un départ en congé.
Comment vous comporter quotidiennement ?
La passation de service est toute une organisation. Vous devez commencer à vous y apprêter le jour où vous prenez le poste. Ainsi, vous devez ranger vos documents au jour le jour. C’est-à-dire les classer de façon à y avoir accès facilement. Aussi, les choses importantes doivent être notées. Vous pouvez aussi créer un fichier dans lequel vous consignez tout ce qui est important et là où ça se trouve. Ceci permettra au nouveau de ne pas se perdre et évitera qu’il vous fasse tout le temps appel. La préparation au quotidien évite aussi que la passation de service ne vous surprenne.
Comment préparer votre passation interne et externe ?
La préparation de votre passation en interne, consiste à faire le point des choses essentielles liées au poste. Qu’il s’agisse de vos collègues ou ceux qui travaillent avec vous, vous devez préparer votre départ sur le plan personnel. Lorsque l’entreprise n’a pas encore trouvé votre remplaçant, elle peut décider que tous vos collègues prennent la relève. Vous devez donc faire une passation à chacun d’eux. Cette passation concerne uniquement ce que chacun doit faire.
En ce qui concerne la passation externe, vous devez informer les clients avec qui vous travaillez de votre départ. Vous pouvez aussi les présenter à votre remplaçant ou les inviter à la passation de service.
Comment consigner tout le travail ?
Pour consigner votre travail, vous devez faire un document central. Ce document vous permettra de centraliser tout votre travail depuis votre prise de service jusqu’au moment où vous devez quitter la structure. Ce document doit contenir les responsabilités liées au poste. Il s’agit des missions récurrentes, non récurrentes, quotidiennes, hebdomadaires, mensuelles et annuelles. Vous devez aussi établir un document qui comporte les projets principaux. Dans ce document, vous devez préciser le délai de réalisation de chaque projet.
Par ailleurs, vous devez vous tenir disponible pour répondre aux questions après votre départ. Vous devez donc être prêt à répondre aux préoccupations de votre successeur sans gêne.